Reporte de documentos
Es la consulta general de tus ventas: todos los documentos que emitiste en un periodo, en un solo listado exportable.
Ve al menú Reportes → Ventas → Documentos.
Aquí solo aparecen las facturas y notas electrónicas. Los tiquetes del punto de venta van en Documentos POS.
Al entrar, el reporte ya muestra el mes actual de todos los establecimientos. No tienes que presionar nada para ver los primeros datos.
Cómo se consulta
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Periodo | Define cómo eliges las fechas: Por mes, Entre meses, Por fecha o Entre fechas. |
| Mes de / Mes al | El mes, o el rango de meses, cuando el periodo es Por mes o Entre meses. |
| Fecha del / Fecha al | El día, o el rango de días, cuando el periodo es Por fecha o Entre fechas. |
| Establecimiento | La sede. Déjalo vacío para ver todas. |
| Tipo de documento | Acota a un tipo: factura, nota crédito, nota débito. Vacío trae todos. |
| Clientes | Para ver lo vendido a uno solo. Escribe el nombre o el número de documento y espera la lista. |
| Usuarios | Quién emitió el documento. |
Presiona Buscar para aplicar los filtros.
Con el periodo Por mes solo cuenta el campo Mes de, y con Por fecha solo cuenta Fecha del: traen un mes completo o un solo día. Si quieres un rango, usa Entre meses o Entre fechas.
La lista de Tipo de documento muestra todos los tipos configurados en tu empresa, así que puede repetir nombres e incluir tipos que no son de venta (nómina, documento soporte). Si eliges uno que no usas para facturar, el reporte sale vacío.
Qué te devuelve
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Usuario/Vendedor | Quién hizo la venta. |
| Tipo Documento | Factura de Venta Nacional, Nota crédito, Nota débito… según los nombres configurados en tu empresa. |
| Comprobante | El prefijo y el número del documento. |
| Fecha emisión | Cuándo se emitió. |
| Doc. Afectado | En las notas, a qué factura corrigen. En las facturas va vacío. |
| Cotización | La cotización de la que salió la venta, si hubo. |
| Caso | La oportunidad de venta de esa cotización, si hubo. |
| Cliente | A quién se le vendió, con su número de documento debajo. |
| Estado | Cómo va el documento ante la DIAN: Registrado, Enviado, Recibido, En proceso de validación, Aceptado o Rechazado. |
| Moneda | Peso Colombiano o la moneda con la que se facturó. |
| Total | El valor del documento. |
Las notas crédito aparecen con el total en negativo, porque restan de lo facturado.
El listado se muestra por páginas. Al final aparece Total calculado, la suma de los totales.
Total calculado suma solo las filas de la página que estás viendo. Si el resultado tiene varias páginas, ese valor no es el total del periodo: para eso exporta a Excel.
Exportar
Exportar PDF y Exportar Excel aparecen cuando la consulta devuelve resultados, y descargan todo el resultado del filtro, no solo la página en pantalla.
Las dos descargas traen el encabezado con los datos de tu empresa y del establecimiento, y una columna extra, N° Documento, con el número de identificación del cliente. El Excel trae las mismas columnas de la pantalla; el PDF deja por fuera Usuario/Vendedor, Cotización y Caso.
Para qué lo vas a usar
Saber cuánto vendiste. Periodo completo, sin filtros.
Revisar el trabajo de un vendedor. Filtra por Usuarios.
Auditar las notas crédito. Filtra por tipo de documento Nota crédito. Muchas notas en un periodo merecen una explicación: devoluciones, errores de facturación o algo peor.
Encontrar rechazos. La columna Estado deja ver de una qué documentos no pasaron.
El reporte no filtra por estado: trae todo lo emitido en el periodo. Un documento Rechazado no está legalmente emitido, pero sí aparece en este listado. Si exportas para declarar sin descartar los rechazados, vas a declarar ventas que ante la DIAN no existen.
Si tu usuario es de tipo vendedor, el reporte solo te muestra los documentos que emitiste tú, aunque no uses el filtro Usuarios.
Este reporte y el libro de ventas
Este es el reporte de gestión: quién vendió, a quién, cuánto.
El libro de ventas es el reporte tributario: bases, impuestos, formato para declarar.
Si la pregunta es sobre el negocio, este. Si es sobre impuestos, el libro.