Libro de ventas
Es el registro ordenado de todas tus ventas del periodo. Es uno de los reportes que más te va a pedir tu contador, porque es la base de la declaración de IVA.
Ve al menú Reportes → Libro de ventas.
Cómo se consulta
La tabla arranca vacía, con el aviso "Use los filtros y presione Buscar para visualizar la tabla".
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | El periodo. Vienen con el primero y el último día del mes actual. Fecha Hasta no te deja elegir un día anterior a Fecha Desde. |
| Cliente | Opcional, si quieres las ventas de uno solo. Acepta código, nombre o número de identificación. |
| Tipo | La clase de documento. Puedes marcar varios: Factura electrónica, Documento POS, Notas de crédito, Notas de débito y Notas de crédito POS. Si no marcas ninguno, salen todos. |
| Establecimiento | La sede. |
| Libro de ventas resumido | Cambia el nivel de detalle: ver abajo. |
Después presiona Buscar. Exportar PDF y Exportar Excel descargan el resultado con los filtros que tengas puestos.
El libro siempre sale de una sola sede. Si dejas Establecimiento vacío, el sistema usa la sede del usuario con el que entraste, no todas. Si manejas varias sedes, sácalo una vez por cada una.
El libro detallado trae 50 documentos por página. Si el periodo tiene más, abajo aparecen las flechas para pasar de página. Para verlo todo de una vez, usa Exportar Excel.
Si aparece el mensaje "No fue posible cargar los registros", el periodo es demasiado grande o la consulta se cortó. Acorta las fechas y vuelve a buscar.
Detallado o resumido
Sin marcar la casilla — sale el libro detallado: una línea por documento. Es el que se revisa cuando hay que buscar algo puntual.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | La fecha de emisión. |
| Tipo Doc | Factura electrónica, nota de crédito, documento POS… |
| Prefijo | El prefijo y el número del documento. |
| Identificación, Nombre, Correo, Teléfono, Dirección | Los datos del cliente, tal como quedaron en el documento. |
| Total/Excento | La parte de la venta que no lleva impuesto. |
| Descuento | El descuento del documento. |
| Base (una por impuesto) | El valor sobre el que se calculó cada impuesto. Hay una columna Base IVA19, Base IVA5, etc., según los impuestos que aparezcan en el periodo. |
| Impuestos | Los nombres de los impuestos que lleva ese documento. |
| (una por impuesto) | El valor de cada impuesto, en su propia columna. |
| IVA Total | La suma del IVA del documento. |
| Base + Impuesto | El neto más el IVA. |
| Tipo Retención y Total.R | Las retenciones que le practicaron al documento. Estas dos columnas solo aparecen si en el periodo hubo retenciones. |
| Total pagar | El total del documento. |
Marcando la casilla — sale el resumido: una línea por rango de numeración, más los totales del periodo. Es el que se usa para llenar la declaración.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fact. Inicial y Fact. Final | El primero y el último número de cada rango de numeración del periodo. |
| Total/Neto | La venta sin impuestos del rango. |
| Total pagar | El total facturado del rango. |
| Total/Excento | La parte sin impuesto. |
| Descuento | Los descuentos del rango. |
| Base e Impuesto (una pareja por impuesto) | La base y el valor de cada impuesto. |
Debajo aparece una segunda tabla, Concepto / Base / Impuesto, con una fila TOTAL VENTAS EXENTAS y una fila por cada impuesto (TOTAL VENTAS IMPUESTO #1 – IVA19 (19.00%), y así). Esas son las cifras que se copian a la declaración.
Saca los dos. El resumido para declarar, el detallado para poder responder si la DIAN pregunta de dónde salió un número.
Las notas de crédito restan en los totales, así que el resumido ya viene neto de devoluciones. No tienes que descontarlas a mano.
Para qué sirve
Declarar el IVA. Las bases gravadas y el IVA generado del bimestre salen de la tabla de totales del resumido.
Cuadrar con la contabilidad. El total del libro debe coincidir con los ingresos registrados en el estado de resultado.
Responder un requerimiento. Si la DIAN pide el detalle de un periodo, este es el reporte.
Revisar la numeración. En el resumido, Fact. Inicial y Fact. Final te dejan ver de un vistazo si falta un número en la serie.
Cómo trabajarlo con tu contador
Al cierre de cada periodo:
- Exporta el libro de ventas a Excel.
- Exporta el libro de compras.
- Mándale los dos.
Con eso tiene lo necesario para la declaración de IVA.
Antes de exportar, entra a Mis comprobantes y filtra por estado Rechazado. Un documento rechazado no está legalmente emitido, y si lo incluyes en el libro, estás declarando algo que ante la DIAN no existe.