Libro de compras
Es el registro ordenado de todo lo que compraste en el periodo. El espejo del libro de ventas, y la base del IVA descontable de tu declaración.
Ve al menú Reportes → Libro de compras.
Cómo se consulta
La tabla arranca vacía, con el aviso "Use los filtros y presione Buscar para visualizar la tabla".
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Fecha Desde / Fecha Hasta | El periodo. Vienen con el primero y el último día del mes actual. Fecha Hasta no te deja elegir un día anterior a Fecha Desde. |
| Proveedor | Opcional, si quieres las compras a uno solo. Escribe el código, el nombre o el número de identificación. Tiene la X para dejarlo en blanco otra vez. |
| Tipo | La clase de documento. Puedes marcar varios. Si no marcas ninguno, salen todos. |
| Establecimiento | La sede. |
| Libro de compras resumido | Cambia el nivel de detalle: ver abajo. |
Después presiona Buscar. Exportar PDF y Exportar Excel descargan el resultado con los filtros que tengas puestos.
Estas son las cuatro opciones de Tipo:
| Opción | Qué trae |
|---|---|
| Compras | Las facturas de compra que les registraste a tus proveedores. |
| Notas de compras | Las notas crédito y débito de esas compras. La nota crédito resta en los totales. |
| Documentos soporte | Los documentos de soporte a quien no factura electrónicamente. |
| Notas de ajuste | Las notas de ajuste de esos documentos de soporte. También restan. |
El libro siempre sale de una sola sede. Si dejas Establecimiento vacío, el sistema usa la sede del usuario con el que entraste, no todas. Si manejas varias sedes, sácalo una vez por cada una.
Solo entra lo que está vigente. Una compra o un documento de soporte anulado no aparece en el libro.
El libro detallado trae 50 documentos por página. Si el periodo tiene más, abajo aparecen las flechas para pasar de página. Para verlo todo de una vez, usa Exportar Excel.
Si aparece el mensaje "No fue posible cargar los registros", el periodo es demasiado grande o la consulta se cortó. Acorta las fechas y vuelve a buscar.
Detallado o resumido
Sin marcar la casilla — sale el libro detallado: una línea por documento. Es el que se revisa cuando hay que buscar algo puntual.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Fecha | La fecha de emisión del documento. |
| Tipo Doc | Compra, nota crédito, documento soporte, nota de ajuste… |
| Número | El prefijo y el número del documento del proveedor. |
| Identificación, Nombre, Correo, Teléfono, Dirección | Los datos del proveedor, tal como quedaron en el documento. |
| Total/Exento | La parte de la compra que no lleva impuesto. |
| Descuento | El descuento del documento. |
| Base (una por impuesto) | El valor sobre el que se calculó cada impuesto. Hay una columna Base IVA19, Base IVA5, etc., según los impuestos que aparezcan en el periodo. |
| Impuestos | Los nombres de los impuestos que lleva ese documento. |
| (una por impuesto) | El valor de cada impuesto, en su propia columna. |
| IVA Total | La suma del IVA del documento. Esto es lo descontable. |
| Base + Impuesto | La base más el impuesto. |
| Tipo Retención y Total.R | Las retenciones del documento. Estas dos columnas solo aparecen si en el periodo hubo retenciones. |
| Total pagar | El total del documento. |
Marcando la casilla — sale el resumido: una línea por rango de numeración, más los totales del periodo. Es el que se usa para llenar la declaración.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Doc. Inicial y Doc. Final | El primero y el último documento de cada rango: tipo, prefijo y número. Los rangos se agrupan por tipo de documento y prefijo. |
| Total/Neto | La compra sin impuestos del rango. |
| Total + Impuesto | El total con impuesto del rango. |
| Total/Exento | La parte sin impuesto. |
| Base e Impuesto (una pareja por impuesto) | La base y el valor de cada impuesto. |
Debajo aparece una segunda tabla, Concepto / Base / Impuesto, con una fila TOTAL COMPRAS EXENTAS y una fila por cada impuesto (TOTAL COMPRAS IMPUESTO #1 – IVA5 (5.00%), y así). Esas son las cifras que se copian a la declaración.
Saca los dos. El resumido para declarar, el detallado para poder responder si la DIAN pregunta de dónde salió un número.
Por qué importa
El IVA que pagas en tus compras es descontable: se le resta al IVA que cobras en tus ventas, y la diferencia es lo que le pagas a la DIAN.
IVA a pagar = IVA de ventas − IVA de compras
Por eso cada compra que no registras es plata que terminas pagando de más.
Una compra sin registrar no es solo un dato faltante: es IVA que dejas de descontar. Si acumulas facturas de proveedores para registrarlas "cuando haya tiempo", el costo es directo y sale de tu bolsillo.
Lo que tiene que estar aquí
Para que el libro esté completo, en el periodo tienen que estar registrados:
- Las compras a tus proveedores, con sus notas crédito y débito.
- Los documentos de soporte a quien no factura electrónicamente, con sus notas de ajuste.
Los gastos diversos no entran en este libro: son otro registro. Si un gasto tiene IVA descontable, regístralo como compra o como documento de soporte, no como gasto.
La rutina de cierre
Antes de cerrar el mes:
- Revisa que todas las facturas de proveedores estén registradas.
- Saca el libro de compras, en resumido y en detallado.
- Sácalo también en libro de ventas.
- Mándale los dos a tu contador.
Usa la recepción automática de Eventos RADIAN para no depender de acordarte: el sistema baja las facturas de tus proveedores del correo y ahí las ves, aunque todavía no las hayas registrado.