Reporte de compras
Es la consulta de todo lo que compraste en un periodo, con el total calculado al final.
Ve al menú Reportes → Compras. La pantalla se llama Consulta de Compras.
Compras → Listado es la pantalla de trabajo: desde ahí registras pagos y editas documentos.
Este reporte es para consultar y exportar: no se opera sobre él, se analiza.
Cómo se consulta
Al entrar, la pantalla ya trae el mes actual y muestra lo que haya. Ajusta los filtros y presiona Buscar.
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Periodo | Define cómo eliges el rango de fechas. Cambia los campos de fecha que ves al lado. |
| Mes de / Mes al | El mes inicial y el mes final, cuando el periodo va por meses. |
| Fecha del / Fecha al | El día inicial y el día final, cuando el periodo va por fechas. |
| Establecimiento | La sede. Déjalo vacío para ver todas. |
| Tipo de documento | La clase de documento de compra. Déjalo vacío para ver todas. |
| Proveedores | Para ver lo comprado a uno solo. Escribe el nombre o el número de documento y espera la lista. |
| Usuarios | Quién registró la compra en el sistema. |
El filtro de fechas trabaja siempre sobre la fecha de emisión del documento del proveedor, no sobre la fecha en que lo registraste.
Las cuatro formas de elegir el periodo
| Opción | Qué toma |
|---|---|
| Por mes | Todo el mes que elijas en Mes de. Es la que viene puesta. |
| Entre meses | Desde el primer día de Mes de hasta el último día de Mes al. |
| Por fecha | Un solo día: el de Fecha del. |
| Entre fechas | Desde Fecha del hasta Fecha al, ambos incluidos. |
Al cambiar el periodo, el sistema vuelve a poner fechas por defecto: Entre meses se abre con todo el año en curso y Entre fechas con el mes en curso. Revísalas antes de presionar Buscar.
Tipos de documento que puedes consultar
| Opción | Qué trae |
|---|---|
| FACTURA ELECTRÓNICA | Las facturas de compra que registraste. |
| GUÍA | Las compras cargadas como guía. |
| NOTA DE ENTRADA | Las compras cargadas como nota de entrada. |
| DOCUMENTOS SOPORTE | Cambia de fuente: en vez de compras, lista los documentos soporte electrónicos y sus notas de ajuste. |
DOCUMENTOS SOPORTE no es un filtro más: el reporte deja de leer las compras y pasa a leer los documentos soporte. Si un documento soporte tiene nota de ajuste, el reporte muestra la nota de ajuste y oculta el original, para que el valor no se cuente dos veces.
Exportar
Exportar PDF y Exportar Excel aparecen solo después de buscar y encontrar resultados. Descargan el rango completo que filtraste, no solo la página que estás viendo.
Qué te devuelve
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| F. Emisión | La fecha de la factura del proveedor. |
| F. Vencimiento | Cuándo hay que pagarla. En documentos soporte aparece -. |
| Proveedor | A quién le compraste, con su número de documento debajo. |
| Estado | En qué va el documento: Registrado o Anulado en compras; Aceptado, Borrador y similares en documentos soporte. |
| Número | El prefijo y el número del documento, con su tipo debajo: Factura electrónica, Nota de débito, Nota de crédito, Documento soporte electrónico. |
| F. Pago | Solo trae dato en DOCUMENTOS SOPORTE, y lo que muestra es la forma de pago (Contado, Crédito). En las compras normales sale siempre vacía. |
| Moneda | El nombre de la moneda del documento: Peso Colombiano, Dólar… |
| Total | El valor del documento. Si está Anulado se muestra en 0,00. |
Abajo a la derecha aparece el Total calculado.
Suma solo las filas de la página que estás viendo, y la tabla trae 20 por página. Si el resultado tiene más, usa el paginador o exporta a Excel para tener el total real.
Y suma el valor original de los documentos anulados, aunque la columna Total los muestre en 0,00. Si en el periodo hay anulaciones, el total del pie queda más alto de lo que compraste.
Las notas de crédito de compra aparecen sumando, no restando. Si necesitas el neto, réstalas tú o usa el libro de compras.
Para qué lo vas a usar
Saber cuánto compraste en el mes. Filtra el mes y exporta a Excel: ahí tienes el total sin el riesgo del paginador.
Ver cuánto le compras a cada proveedor. Filtra por proveedor y saca el año con Entre meses. Es el argumento con el que se negocia un mejor precio.
Auditar quién registra. El filtro Usuarios muestra quién cargó cada compra.
Revisar tus documentos soporte. Con DOCUMENTOS SOPORTE ves de una sola vez los que emitiste y sus notas de ajuste.
Compara el total de compras contra el total de ventas del mismo periodo. Si tus compras crecen más rápido que tus ventas, o estás acumulando inventario o los costos se te subieron. Las dos cosas conviene saberlas temprano.
Este reporte no dice qué está pagado. Para eso usa Finanzas → Cuentas por pagar o Reportes → Edades de cartera.
Para la declaración
Para efectos tributarios el reporte que se usa es el libro de compras, que trae el desglose de bases e IVA descontable.
Este reporte es más para la gestión: cuánto, a quién y con qué documento.