Primeros pasos
Si es tu primera vez en Ágil Factura, esta página es para ti. Te lleva desde la pantalla de inicio de sesión hasta tu primera factura, en el orden correcto.
No hace falta leer todo el manual antes de empezar: sigue esta lista y, cuando necesites el detalle de una pantalla, entra al enlace.
1 · Entrar al sistema
Abre en tu navegador la dirección que te entregó soporte (es propia de tu empresa) y verás la pantalla de inicio de sesión, con el logo y el nombre de tu empresa.
- Escribe tu Correo electrónico.
- Escribe tu Contraseña. El ícono del ojo, al lado derecho, la muestra u oculta.
- Presiona Iniciar Sesión.
El sistema funciona desde el navegador: no hay nada que instalar. Sirve desde el computador, la tablet o el celular, aunque para configurar es más cómodo el computador.
La pantalla de inicio de sesión no tiene opción de recuperar la contraseña. Si la olvidaste, pídele a un usuario con perfil Administrador que te la cambie en Configuración → Usuarios, o escríbele a soporte.
2 · Cómo está organizada la pantalla
Si tu perfil es Administrador, al entrar aterrizas en el Dashboard. Con otros perfiles entras directo al listado de Mis comprobantes. Desde ahí, todo se ve igual en cualquier pantalla.
A la izquierda, el menú lateral
Un renglón por módulo: Ventas, Punto de Venta P.O.S., Contactos, Productos, Tienda Virtual, Restaurante, Compras, Hoteles, Inventario, Reportes, Contabilidad, Finanzas, Nóminas, Eventos RADIAN y, al final, Configuración y más. Al tocar uno se despliegan sus opciones.
Este manual sigue exactamente ese orden, así que lo que ves en el menú lo encuentras igual aquí.
No todos ven el mismo menú. Solo aparecen los módulos que tu empresa tiene habilitados y las opciones que permite tu perfil. Si una opción de este manual no te sale, es por eso: pregúntale a tu administrador.
Arriba, la barra superior
A la izquierda, junto al logo, está el botón que colapsa el menú a solo íconos, para ganar espacio. Al lado, los atajos a lo más usado:
| Atajo | A dónde lleva |
|---|---|
| NFE | Nueva factura electrónica. |
| POS | El punto de venta. |
| GCP | Registrar una compra. |
| PRO | El catálogo de productos. |
| CLI | La lista de clientes. |
A la derecha hay cuatro cosas:
- El ícono del libro abre este manual en un panel lateral, justo en la página de la pantalla donde estás, y trae además un asistente al que le preguntas con tus palabras. Mira El manual dentro del sistema.
- El ícono de los audífonos abre Soporte al Cliente, un panel con el WhatsApp, el correo y el teléfono de tu proveedor del servicio.
- El sol o la luna cambia entre modo claro y oscuro. La página se recarga para aplicarlo.
- Tus iniciales y tu nombre abren un menú con Estilos y temas (colores del sistema) y Cerrar Sesión.
3 · Deja lista la configuración (una sola vez)
Antes de facturar hay que contarle al sistema quién eres. Es media hora de trabajo, se hace una vez, y evita semanas de documentos rechazados. Ten el RUT a la mano.
| Paso | Dónde | Qué haces |
|---|---|---|
| 1 | Configuración → Empresa | Tus datos tributarios, tal como están en el RUT, y tu logo. |
| 2 | Configuración → Documentos | Registrar las resoluciones que te autorizó la DIAN. Sin resolución no hay factura. |
| 3 | Configuración → Impuestos | Confirmar con tu contador que los impuestos que aplicas están bien. |
| 4 | Configuración → Catálogos | Tus cuentas de caja y banco, y las unidades de medida. |
| 5 | Configuración → Usuarios | Una cuenta por cada persona que va a usar el sistema. |
| 6 | Configuración → Cambiar ambiente | Comprobar si estás en Pruebas o en Producción. Lee esa página: es el error más costoso de todos. |
Si vas a vender por mostrador, agrega POS → Configuración para la numeración del punto de venta.
4 · Carga lo que vendes y a quién
| Paso | Dónde | Qué haces |
|---|---|---|
| 7 | Productos | Tu catálogo, con precio e impuesto. Si son muchos, usa Importar. |
| 8 | Contactos → Clientes | Tus clientes. También se pueden crear desde la propia factura. |
| 9 | Contactos → Proveedores | A quién le compras. |
5 · Tu primera factura
- Ve a Ventas → Factura Electrónica.
- Elige el cliente, agrega los productos, revisa el total y emite.
- Entra a Mis comprobantes y mira la columna Estado: debe decir Aceptado.
Si dice Rechazado, abre el detalle y lee el motivo. Casi siempre es un dato de la empresa o del cliente que no coincide con el RUT.
Confirma en Cambiar ambiente que estás en Producción. Una factura emitida en Pruebas se ve perfecta, pero ante la DIAN no existe.
6 · Lo que se hace todos los días
Una vez montado, el día a día se resume en pocas pantallas:
- Vender — Factura electrónica o Punto de venta (con la caja abierta).
- Registrar lo que compras — Compras → Nuevo, mejor con el XML del proveedor.
- Cobrar — Cuentas por cobrar y recibos de caja.
- Revisar cómo va — el Dashboard y los Reportes.
- A fin de mes — libro de ventas, libro de compras y anexos de IVA para tu contador.
Si te pierdes con una palabra
Muchas pantallas usan siglas de la DIAN. El Glosario las explica en lenguaje sencillo.