Caja
La caja es el turno de trabajo del cajero. Se abre al empezar, se cierra al terminar, y entre esos dos momentos quedan colgadas todas las ventas del POS.
Ve al menú Punto de Venta P.O.S. → Caja.
Porque es lo que te permite responder a fin de día la pregunta de siempre: ¿el dinero que hay en el cajón coincide con lo que dice el sistema?
Sin caja abierta no hay con qué comparar.
Si entras como vendedor solo ves tus cajas. El administrador las ve todas.
Abrir la caja
Presiona Aperturar Caja y llena la ventana:
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Vendedor | A quién pertenece el turno. Si eres vendedor sale tu nombre y no se puede cambiar. Solo el administrador puede abrirle la caja a otra persona. |
| Saldo inicial | La plata con la que arranca el cajón (la base). Si no hay base, déjalo en 0. |
| Resolución | Con qué numeración va a vender esa caja. Las opciones salen como prefijo / número de resolución; las que dicen (Factura) usan una resolución de factura electrónica en vez de una de POS. |
Presiona Guardar. La caja queda en estado Aperturada y desde ese momento todas las ventas del POS se le asignan.
Un mismo vendedor no puede tener dos cajas abiertas. Si lo intentas, el sistema te avisa: No puede crear Caja, porfavor cierre Caja para el usuario definido.
La Resolución amarra la caja a una numeración. Al entrar al Punto de venta con una resolución que no tiene caja abierta para tu usuario, el sistema te lo advierte y no te deja vender. Si manejas dos numeraciones, abre una caja para cada una.
Cerrar la caja
Al terminar el turno, busca la caja Aperturada en la lista, abre su menú ··· y elige Cerrar caja. El sistema pide confirmar y listo.
El saldo final lo calcula el sistema solo, así:
saldo inicial + ventas cobradas − gastos pagados con la caja − préstamos a vendedores + devoluciones de esos préstamos.
La caja pasa a Cerrada y se le graban la fecha y la hora de cierre.
Al cerrar no te pregunta cuánta plata hay en el cajón: el sistema no compara contra el conteo físico. Para eso saca antes el Arqueo (más abajo), cuenta el dinero y compara tú.
Qué te dice cada columna
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| # Referencia | Número de referencia del turno. Normalmente va vacío, porque el sistema ya no lo pide al aperturar. |
| Vendedor | A nombre de quién quedó la caja. |
| Apertura | Fecha y hora en que empezó. |
| Cierre | Fecha y hora en que terminó. Vacío = sigue abierta. |
| Saldo inicial | La base con la que arrancó. |
| Saldo final | Con cuánto cerró. Solo la ven el administrador y los usuarios con permiso de ver reportes de caja. |
| Estado | Aperturada o Cerrada. |
| Acciones | El menú ··· con los reportes y el cierre. |
El permiso se llama Ver reportes de caja y se marca en la ficha del usuario, en Usuarios. Sin él, la columna Saldo final desaparece y las opciones de reporte del menú ··· salen deshabilitadas.
Los filtros
Presiona Mostrar filtros para que aparezcan. Son seis y se combinan entre sí:
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Vendedor | Deja solo las cajas de esa persona. |
| Mes apertura | Todas las que se abrieron en ese mes. |
| Fecha apertura | Las de un día exacto de apertura. |
| Mes cierre | Las que se cerraron en ese mes. |
| Fecha cierre | Las de un día exacto de cierre. |
| Estado | Abierta o Cerrada. |
El más útil en el día a día es Estado → Abierta: te muestra de inmediato qué cajas quedaron sin cerrar. Ojo con el nombre: en el filtro dice Abierta y en la columna Estado dice Aperturada; es lo mismo.
Para quitar un filtro, bórralo con la x que aparece al pasar el mouse por encima.
Una caja que se quedó Aperturada de días anteriores casi siempre significa que alguien olvidó cerrarla. Mientras siga así, sus ventas se mezclan con las del turno siguiente y el arqueo pierde sentido. Revísalo a primera hora.
Los reportes de una caja
Abre el menú ··· de la caja. Tienes tres salidas, todas en PDF y en una pestaña nueva.
Reporte
El informe completo del turno. El sistema te pregunta qué sacar:
- En el primer selector eliges qué documentos entran: Todos, Electrónico o No Electrónico.
- En el segundo eliges el formato: A4 para hoja o Tirilla para la impresora del POS.
Presiona Generar.
Según lo que haya en el turno, el reporte trae: el detalle de los documentos, los Totales por medio de pago, las Propinas, la Relación de Gastos, los Préstamos / Anticipos a vendedores y sus pagos, los Totales por Categorías (y los de devoluciones en ventas) y los Totales por tarifa de IVA.
Reporte Resumen
La versión corta del anterior, en A4 y sin preguntar nada: saldo inicial, ingreso, egreso y saldo final, más los totales por medio de pago y las propinas. No lista documento por documento. Sirve para pegarlo en la planilla del día.
Arqueo
La tirilla para cuadrar el cajón. El sistema te pregunta el tipo de llenado:
| Tipo | Qué imprime |
|---|---|
| Automatico | La columna Valor Sistema: lo que el sistema dice que debería haber en cada medio de pago. |
| Manual | La columna Valor Manual en blanco, con líneas punteadas para que el cajero escriba a mano lo que contó. |
El orden que mejor funciona: saca el Arqueo en Manual, que el cajero cuente y escriba, saca el Arqueo en Automatico y compara las dos tirillas. Después sí cierras la caja.
Relación de Gastos
Al final del reporte va la Relación de Gastos: los gastos que se pagaron con esa caja, sin contar los anulados. Sale igual en A4 y en Tirilla.
La columna Detalle te dice en qué se fue la plata:
| Qué muestra | Cuándo |
|---|---|
| La Descripción de cada línea del gasto | Siempre que el gasto tenga líneas. Si tiene más de una, cada línea sale con su monto al lado. |
| El Motivo del gasto | Cuando el gasto no tiene líneas de detalle. |
| Sin detalle | Cuando el gasto no tiene ni líneas ni motivo. |
| Ref: y la Referencia del pago | Debajo de lo anterior, si al pagar el gasto se escribió una referencia. |
Lo que escribas en la Descripción del gasto es lo que vas a leer aquí al cuadrar la caja. "Varios" no te va a servir; "Domicilio proveedor de panadería" sí.
Reporte general
El botón Reporte general (Cajas del Día) descarga de una vez el consolidado de todas las cajas abiertas hoy: cuánto vendió cada una y con qué medios de pago. Es el papel que revisas al cierre.
Toma las cajas por su fecha de apertura. Una caja que se abrió ayer y se cerró hoy no entra en el reporte de hoy.
Editar y eliminar
Solo el administrador ve estas dos opciones en el menú ···, y únicamente mientras la caja siga Aperturada.
- Editar abre la misma ventana de apertura para corregir el Vendedor, el Saldo inicial o la Resolución. Úsalo cuando el cajero abrió la caja con la base o la numeración equivocada.
- Eliminar borra el turno. El sistema no te deja si la caja ya tiene movimientos: te responde No puede eliminar la caja, tiene transacciones relacionadas.
Antes de eliminar una caja, saca su reporte. No hay forma de recuperarla.