Glosario
Las palabras y siglas que aparecen en el sistema y en este manual, explicadas sin tecnicismos. Están en orden alfabético.
Acuse de recibo. El primero de los eventos RADIAN: con él le confirmas a la DIAN que la factura de tu proveedor te llegó. Solo dice "me llegó el documento", no que aceptes la compra. Ver Gestionar eventos.
AIU. Administración, Imprevistos y Utilidad. Una forma de facturar contratos —típica de construcción, aseo y vigilancia— en la que el IVA se calcula solo sobre una parte del valor. Ver Factura AIU.
Almacén. El lugar físico donde guardas mercancía. Cada establecimiento tiene el suyo, y el stock se lleva por separado en cada uno.
Ambiente (Pruebas / Producción). En Pruebas los documentos son ensayos sin validez legal; en Producción son reales. Se cambia en Cambiar ambiente.
Anticipo. Dinero que un cliente te entrega antes de la factura, o que tú le entregas a un proveedor antes de recibir la mercancía.
Área de preparación. La estación del restaurante donde se prepara cada cosa: cocina, bar, parrilla. Sirve para que la comanda salga donde corresponde y por la impresora de esa área. Ver Configuración de mesas y cocina.
Arqueo. El reporte con el que cuentas la plata del cajón y la comparas con lo que registró el sistema. Se saca antes de cerrar la caja, porque al cerrar el sistema no pregunta cuánto dinero hay. Ver Caja.
Asiento contable. El registro contable de una operación, con su débito y su crédito. El sistema los genera solo al facturar, comprar y pagar; también se pueden hacer a mano en Asientos contables.
AttachedDocument (AD). El XML con la respuesta de validación de la DIAN. Se descarga desde Mis comprobantes y solo existe en los documentos Aceptados, que son los únicos para los que la DIAN lo genera.
Base gravable. El valor sobre el que se calcula un impuesto. Si vendes algo en 100 más IVA del 19 %, la base gravable es 100.
Bloqueo de periodo. Cerrar la contabilidad con llave hasta una fecha: desde esa fecha hacia atrás ya no se pueden crear, cambiar ni anular asientos. Protege los meses revisados o declarados. Ver Bloqueo de periodo.
Borrador. Una factura armada pero no emitida: no tiene número ni ha ido a la DIAN. Ver Borradores de factura.
Caja (POS). El turno de trabajo del cajero. Se abre con un Saldo inicial (la base del cajón) y, desde ese momento, todas las ventas del punto de venta se le asignan hasta que la cierras. Ver Caja.
Cartera. Lo que te deben tus clientes (cuentas por cobrar) o lo que tú debes a tus proveedores (cuentas por pagar).
CC. Cédula de ciudadanía. El documento de identidad de una persona natural en Colombia.
Centro de costo. Una etiqueta para saber a qué área, sede o proyecto pertenece un ingreso o un gasto. Ver Centros de costos.
Check-in / check-out. En el hotel, el registro de entrada y el de salida del huésped. El check-in asigna la habitación con su tarifa y genera la factura; el check-out libera la habitación. Ver Recepción.
Clave técnica. Un código que entrega la DIAN junto con cada resolución de facturación. Se copia y se pega tal cual al registrar la resolución, en Configuración → Documentos o en Configuración → Empresa. Un solo carácter cambiado y la DIAN rechaza todos los documentos de esa resolución.
Comanda. El pedido que viaja del salón a la cocina o al bar: qué hay que preparar, para qué mesa y con qué notas. Ver Comandas.
Comprobante. Como el sistema llama a cualquier documento ya emitido: una factura, una nota, un tiquete del POS. Los de venta se consultan en Mis comprobantes.
Conciliación bancaria. La comparación, mes a mes, entre el saldo que tiene una cuenta bancaria en la contabilidad y el saldo del extracto del banco. Lo que no cuadra queda como partida pendiente. Ver Conciliación bancaria.
Consecutivo. El número que se le asigna a cada documento, uno tras otro sin saltos, dentro del rango que autorizó la DIAN.
Contado / Crédito. La forma de pago de un documento. Queda en Contado cuando se paga de una, y pasa a Crédito cuando le pones una fecha de vencimiento posterior. El sistema la define solo, según el plazo; no se escribe a mano.
Costo promedio ponderado. El criterio con el que el sistema valora lo que sale del inventario: un promedio de lo que te costó cada entrada, no el precio de la última compra. Es el que usa el Costeo mensual.
Cotización. Una oferta de precio que le das a un cliente. No es una factura: no va a la DIAN ni descuenta inventario. Ver Cotizaciones.
CUDE. El código único que la DIAN le asigna a lo que no es factura, como cada evento RADIAN que envías. Cumple el mismo papel que el CUFE y queda guardado en el historial del evento. Ver Gestionar eventos.
Cuenta contable. Cada una de las cuentas con las que se registra lo que la empresa tiene, debe, vende y gasta. Las auxiliares son las del día a día. Ver Cuentas contables.
CUFE. Código Único de Factura Electrónica. Una cadena larga de letras y números que identifica de forma única cada factura ante la DIAN. Aparece impreso en el documento.
Cupón. Un código que aplica un descuento al facturar. Sirve para promociones, fechas especiales o convenios con un grupo de clientes. Ver Cupones y Descuentos.
DIAN. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. La entidad del Estado colombiano que recibe y valida tus documentos electrónicos y a la que le declaras los impuestos.
Documento equivalente. El tiquete que emite el punto de venta y que reemplaza a la factura en las ventas de mostrador. Si su resolución está marcada como POS Electronico, se reporta a la DIAN; si no, es un tiquete de papel, solo para tu control. Ver Configuración del POS.
Documento soporte (DSNOF). La factura que tú emites en nombre de un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente. Sin él, esa compra no es deducible. Ver Documentos de soporte.
DV. Dígito de verificación. El número que va después del guion en un NIT (por ejemplo, el 2 en 901835557-2).
Embudo de ventas. El tablero del CRM donde cada tarjeta es una oportunidad y cada columna es una etapa de la negociación. Se llama así porque entran muchos interesados y solo una parte llega al final. Ver Embudo de ventas.
Establecimiento. Una sede de tu negocio: el local principal, una sucursal, una bodega. Ver Establecimientos.
Estado (de un documento). Cómo respondió la DIAN: Aceptado (validado, ya es legal), Rechazado (devuelto, con un motivo que puedes leer) o En proceso de validación (todavía sin respuesta). Ver Mis comprobantes.
Excluido / Exento. Dos formas de "sin IVA" que no son lo mismo para la DIAN. Excluido: el producto no causa IVA y no da derecho a descontar el IVA de sus compras. Exento: tiene IVA del 0 % y sí da derecho a descontarlo. Cuál aplica a cada producto lo define tu contador.
Exógena. La información que la DIAN pide una vez al año sobre con quién hiciste operaciones y por cuánto. Ver DIAN Exógena.
Factura electrónica. El documento de venta con validez legal, firmado digitalmente y validado por la DIAN antes de entregarse al cliente. Ver Factura Electrónica.
Folio. Un documento electrónico que tu plan te deja emitir. Los folios vienen repartidos por tipo —facturas, POS, documentos de soporte, nómina, eventos RADIAN— y cuando se agotan los de un tipo no puedes emitir más de ese documento hasta ampliar el plan. Cómo vas de folios se ve en el Dashboard.
Habilitación. El proceso mediante el cual la DIAN te autoriza a emitir documentos electrónicos, tras superar un set de pruebas.
ICA. Impuesto de Industria y Comercio. Un impuesto municipal sobre las ventas; por eso se declara por sede.
Id Software / Pin Software. Los dos datos que te da la DIAN al registrar el software y con los que el sistema se identifica ante ella para enviar documentos. Se guardan en Cambiar ambiente.
INC. Impuesto Nacional al Consumo. Aplica a ciertos bienes y servicios, como restaurantes y algunos vehículos.
Insumo. La materia prima con la que se prepara un plato: la carne, el pan, el aceite. Sirve para saber cuánto te queda de cada cosa sin contarlo a mano. Ver Insumos.
IVA. Impuesto al Valor Agregado. El más común: se le suma al precio y lo paga el cliente. Tú lo recaudas y se lo entregas a la DIAN, descontando el que pagaste en tus compras.
Kardex. La historia completa de un producto en el inventario: cada entrada y cada salida, con su fecha y su documento. Ver Reporte Kardex.
Lote. Un grupo de unidades del mismo producto que entraron juntas y comparten código y fecha de vencimiento. Se activa por producto con ¿Maneja lotes? y es lo que alimenta el aviso de productos próximos a vencer.
Menú digital. La carta en línea del restaurante: la página que el cliente abre en su celular con el código QR de la mesa y desde la que arma su pedido. Ver Ver Menú Digital.
Método de pago. Con qué te pagan: efectivo, transferencia, tarjeta. No confundir con la forma de pago (contado o crédito), que es el plazo.
MIPRES. La plataforma del Ministerio de Salud para prescribir servicios y tecnologías no cubiertos por el plan básico. Su número se registra en la Factura Salud.
Modificador. La pregunta que el mesero le hace al cliente al tomar el pedido: ¿término de la carne?, ¿qué cremas?. Se configura una vez como grupo y se asigna a los platos que lo necesiten. Ver Modificadores.
Mozo (Gastrobar). La aplicación de restaurante conectada al facturador: atiende mesas, toma pedidos, los manda a cocina, cobra con comprobante electrónico y controla la caja del turno. Ver Qué es Mozo.
NIT. Número de Identificación Tributaria. El documento de identidad de una empresa ante la DIAN.
Nómina electrónica. El documento con el que se reporta a la DIAN el pago de salarios a cada empleado. Ver Nóminas.
Nota contable (sin referencia). Una nota crédito o débito que no corrige una factura puntual, sino un periodo. Ver Nota Contable.
Nota crédito / Nota débito. Los documentos con los que se corrige una factura ya emitida. La nota crédito le resta valor (devoluciones, descuentos); la nota débito le suma (intereses, cobros adicionales). Una factura aceptada nunca se edita: se corrige con una nota.
Oportunidad. Cada negocio que tienes en proceso: un cliente interesado, un valor estimado y la etapa en la que va. Es una factura que todavía no existe pero quieres que exista. Ver Oportunidades.
Precuenta. El detalle de consumo que se le entrega al cliente en la mesa antes de cobrar. No es un documento ante la DIAN: la factura o el tiquete salen después, al cobrar. Ver Impresión.
Prefijo. Las letras que van antes del número de un documento (SETP, NC, EPOS). Las define la resolución.
Producto compuesto (conjunto, pack, promoción). Un producto que por dentro son varios: un combo, un kit, un paquete de seis. Lo vendes como una sola cosa, pero el sistema descuenta del inventario cada componente. Ver Conjuntos, Packs y Promociones.
PUC. Plan Único de Cuentas. El plan de cuentas colombiano que el sistema ya trae cargado; lo normal es que solo agregues las cuentas auxiliares que uses.
RADIAN. El registro de la DIAN donde una factura electrónica puede circular como título valor. Los eventos RADIAN son las respuestas que das como comprador (acuse de recibo, aceptación). Ver Eventos RADIAN.
Recibo de caja. El comprobante que le entregas a un cliente cuando te paga. Se usa sobre todo con las facturas a crédito: cada abono queda soportado con su recibo. Ver Recibos de Caja.
Remisión. El documento que acompaña una mercancía cuando sale hacia el cliente antes de facturarse. Ver Remisiones.
Representación gráfica. El PDF de una factura electrónica: lo que se imprime y se envía al cliente. El documento legal en sí es el XML.
Resolución de facturación. La autorización de la DIAN para numerar tus documentos: define el prefijo, el rango de números y las fechas en que es válida. Se registra en Configuración → Documentos.
Retención (retefuente, reteIVA, reteICA). Un anticipo de impuesto que quien paga le descuenta a quien cobra y le entrega a la DIAN en su nombre. Es lo contrario de un impuesto: no se suma al total, se resta del pago.
RUT. Registro Único Tributario. El documento oficial de la DIAN con tus datos tributarios. Todo lo que pide Configuración → Empresa sale de ahí.
Ruta de cobro. Un grupo de clientes que un cobrador visita siguiendo un recorrido. Es lo que hay que crear antes de usar los cobros por ruta. Ver Rutas de cobro.
Serie (número de serie). El control del inventario unidad por unidad, con un número distinto para cada una. Se activa por producto con ¿Maneja series? y no se puede combinar con lotes. Ver Productos.
Set de pruebas (Test Set ID). El identificador que te da la DIAN para el proceso de habilitación. Solo se usa en el ambiente de pruebas.
Stock. La cantidad de un producto que hay en un almacén. Puede salir en negativo si vendiste más de lo que el sistema tenía registrado.
Tercero. Cualquier persona o empresa con la que la contabilidad registra movimientos: un cliente, un proveedor, un empleado, un socio. Ver Reporte de Terceros.
Título valor. Un documento que representa una deuda y puede negociarse, venderse o dejarse en garantía. Una factura electrónica llega a serlo cuando el comprador le envía los eventos RADIAN.
Token (Api Token). Una llave de acceso para que otro programa se conecte al sistema en nombre de un usuario. El sistema lo genera solo y lo ves al editar el usuario. Trátalo como una contraseña. Ver Usuarios.
Traslado. El documento que mueve mercancía de un almacén a otro: descuenta en el origen y suma en el destino. Ver Traslados.
UVT. Unidad de Valor Tributario. Un valor de referencia que la DIAN actualiza cada año y en el que se expresan muchos topes tributarios. Se registra en Configuración → Avanzado y la tabla por año la usan los reportes de exógena.
Vendedor. La persona a la que se le asigna una venta. Sirve para medir quién vendió qué y para liquidar comisiones. Ver Vendedores.
XML. El archivo oficial de una factura electrónica, firmado digitalmente. Es el que tiene validez legal; el PDF es solo su representación. Pídeselo siempre a tus proveedores: al cargarlo en Compras, el sistema lee la factura completa sin que tengas que digitar nada.