Balance
Muestra cuánto dinero hay en cada caja y en cada cuenta bancaria, y de dónde salió ese saldo.
Ve al menú Finanzas → Balance.
Cómo se consulta
| Filtro | Qué hace |
|---|---|
| Periodo | Define el rango. Por mes, Entre meses, Por fecha (un solo día) y Entre fechas. |
| Mes de / Mes al | El mes inicial y el final. Mes al solo aparece con Entre meses. |
| Fecha del / Fecha al | El día inicial y el final, cuando escoges Por fecha o Entre fechas. |
| Moneda | La moneda de los documentos. Entra en Peso Colombiano. |
Luego presiona Buscar.
Los botones Exportar PDF y Exportar Excel descargan el resultado, y solo aparecen cuando la búsqueda trajo filas.
Esta pantalla suma solo los pagos del periodo que escogiste. Si consultas un mes, el Saldo es el movimiento de ese mes, no el acumulado desde que abriste la cuenta. Para comparar contra el saldo real del banco, usa Entre fechas desde el inicio de la operación.
Cómo se lee la tabla
La primera columna se llama Nombre de la cuenta / Total pagos. Cada fila es un destino de dinero tuyo:
- Caja — el efectivo general del negocio.
- Las cajas que tengas creadas y activas, cada una con su nombre.
- Cada cuenta bancaria, con el formato Banco - Moneda - Nombre de la cuenta, por ejemplo Bancolombia - Peso Colombiano - Principal.
Las demás columnas son los orígenes del movimiento: por dónde entró o salió el dinero de esa cuenta.
| Columna | Qué representa |
|---|---|
| Factura Electrónica | Lo cobrado por facturas de venta. Entra. |
| Remisión | Lo cobrado sobre remisiones. Entra. |
| Documento POS | Lo vendido por el punto de venta. Entra. |
| Cotización | Los anticipos recibidos sobre cotizaciones. Entra. |
| Ingresos | Los ingresos registrados a mano en Finanzas → Ingresos. Entra. |
| Documento de Soporte | Lo pagado por documentos de soporte. Sale. |
| Compras | Lo pagado a proveedores. Sale. |
| Gastos | Lo pagado por gastos. Sale. |
| Asientos Contables | Los pagos registrados desde contabilidad. Sale. |
| Saldo | El resultado. Lo que entró menos lo que salió. |
Además de las columnas de la tabla, el Saldo también resta dos cosas que no tienen columna propia:
- los pagos de nómina que salieron de esa cuenta;
- las notas de crédito de facturas, porque ese dinero se devolvió al cliente.
Por eso el Saldo de una fila puede no cuadrar con la suma a mano de las columnas visibles. Si te pasa, revisa nómina y notas de crédito del periodo.
Las comisiones de pasarela de pago no se suman aquí, porque ese dinero nunca entró a tu caja ni a tu banco.
Para qué sirve de verdad
Cuadrar la caja del día. Pon Periodo en Por fecha con la fecha de hoy. El saldo de la fila Caja debería coincidir con lo que hay físicamente al cerrar. Si no coincide, falta registrar algo.
Cuadrar el banco del mes. El saldo de cada cuenta bancaria debería coincidir con los movimientos del extracto de ese mes.
Ver el detalle de un saldo. Si una cifra no te cuadra, pasa a Pagos con el mismo periodo: ahí ves pago por pago lo que arma ese saldo.
Entender de dónde vino el dinero. Recorriendo la fila de izquierda a derecha ves qué parte del saldo viene de ventas, qué parte se fue en compras y qué parte en gastos.
Una cuenta con saldo en negativo significa que, en el periodo consultado, salió más dinero del que entró. Puede ser normal: un mes en que pagaste un gasto grande con plata que entró el mes anterior.
Pero si el negativo no te cuadra, revisa en este orden:
- Que el periodo no esté dejando por fuera los ingresos anteriores.
- Que no falten pagos de clientes por registrar.
- Que los gastos y las compras no estén cargados a la cuenta equivocada.
Balance o Ingresos
El Balance te dice cuánto hay ahora en cada cuenta.
Ingresos te dice qué entró en el periodo.
Uno es la foto del saldo; el otro, el detalle de los movimientos.