Proveedores
Es tu directorio de proveedores: a quién le compras. Son los que puedes elegir al registrar una compra, una orden de compra o un gasto.
Ve al menú Contactos → Proveedores.
En las imágenes de este manual los nombres y los números de documento aparecen difuminados a propósito. En tu sistema los verás completos.
La pantalla
Es la misma de Clientes: mismas columnas, mismos botones, misma forma de buscar. Lo que cambia es de qué lado del negocio está el contacto.
| Columna | Qué muestra |
|---|---|
| Nombre | La razón social del proveedor. |
| Contacto | El nombre de la persona con la que hablas en ese proveedor, si lo registraste. |
| Tipo Identificación | NIT en la mayoría de los casos. |
| Número | El número del documento. |
| Acciones | Los botones Editar, Eliminar e Inhabilitar de cada fila. |
Filtrar por elige el criterio (Nombre, Tipo Identificación, Número o Contacto) y el buscador de al lado hace el resto.
Una diferencia con Clientes: aquí no está el botón rojo de Eliminar masivo. Los proveedores solo se borran uno por uno.
Crear un proveedor
- Presiona Nuevo.
- Elige el tipo de documento en el selector que está dentro del campo N° Identificación (NIT, CC…) y escribe el número.
- Presiona la lupa. Calcula el Dv y busca el nombre del tercero por su número.
- Revisa el Nombre y complétalo si la consulta no lo trajo.
- Agrega el correo electrónico.
- Marca Llenar información adicional y escribe el Teléfono, que en proveedores es obligatorio.
- Completa la dirección, la ubicación y los demás datos que quieras.
- Presiona Guardar.
El formulario es el mismo de Clientes, con dos diferencias:
- El Teléfono es obligatorio.
- No aparecen la Ruta de cobro ni el incremento de Precio de venta: esos dos son solo para clientes.
Las casillas Guardar como de arriba permiten crear el mismo contacto también como cliente u otro, sin repetir el formulario. En esta pantalla la casilla Proveedor viene marcada y no se puede quitar.
El Teléfono aparece con un asterisco rojo y hay que llenarlo. Son entre 7 y 10 dígitos, solo números.
La razón es la DIAN: cuando emites un documento de soporte, quien figura como emisor es el proveedor, y la DIAN exige su teléfono. Sin ese dato el documento se rechaza.
En Clientes el teléfono sigue siendo opcional.
Si guardas con la sección Llenar información adicional cerrada y faltaba el teléfono, el sistema abre la sección solo y te marca el campo. No es que no haya guardado por otra cosa: el dato que falta está ahí.
El NIT del proveedor es el dato que va en tus documentos de soporte y en los reportes que después revisa la DIAN. Tómalo del RUT que te entregue el proveedor, no de una factura vieja.
Las acciones
Editar para corregir sus datos. Se abre la misma ventana con el título Editar Proveedor.
Inhabilitar para sacarlo de las listas sin perder su historial, que es lo que corresponde cuando dejas de comprarle. La fila queda en un color más claro, pierde el botón Editar y el de inhabilitar cambia a Habilitar.
Eliminar solo si nunca le registraste nada. Si ya tiene compras o documentos de soporte, el sistema no lo borra y te avisa que está siendo usado por otros registros.
Eliminar e Inhabilitar solo los ve el usuario administrador.
Importar y exportar
Importar carga un archivo con muchos proveedores de una vez, útil al migrar desde otro sistema. Es la misma ventana de tres pasos de Clientes, con el mismo formato de Excel y las mismas columnas obligatorias.
Exportar descarga el directorio completo en un Excel, con las mismas columnas del formato de importación.
En el formato de importación el Teléfono no figura como columna obligatoria, pero para un proveedor te conviene llenarlo igual: sin teléfono no vas a poder emitirle documentos de soporte.
Si a alguien le compras y le vendes, márcalo en Guardar como en los dos lados. Son directorios separados a propósito: así tus cuentas por cobrar y tus cuentas por pagar no se mezclan.