Documentos
Es donde viven las resoluciones de la DIAN: la numeración autorizada para cada tipo de documento que emites.
Ve al menú Configuración y más → Documentos.
Sin una resolución vigente registrada aquí, no puedes emitir ese tipo de documento. Es la causa número uno del mensaje "no hay resolución disponible".
Qué muestra la tabla
Una fila por cada tipo de documento: factura de venta, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina individual, y las notas asociadas a cada uno.
| Columna | Qué es |
|---|---|
| Nombre | El tipo de documento. |
| Prefijo | Las letras que anteceden al número (SETP, NC, ND, SEDS). |
| Desde / Hasta | El rango de consecutivos que te autorizó la DIAN. |
| Generadas | El último número usado. Cuando llegue a Hasta, se acabó el rango. |
| Número de resolución | El número que asignó la DIAN. |
| Fecha resolución | Cuándo se expidió. |
| Fecha resolución hasta | Hasta cuándo es válida. |
| Clave técnica | El código que entrega la DIAN para firmar los documentos. |
| Descripcion | Una nota tuya para identificarla. |
| Acciones | El botón Editar de esa fila. |
Las filas con las columnas vacías son tipos de documento que todavía no tienen resolución cargada. Siguen en la lista para que puedas registrarlas cuando las necesites.
Las dos formas de quedarte sin resolución
Por fecha. Llega la Fecha resolución hasta y deja de servir, aunque te sobren consecutivos.
Por consecutivo. Generadas alcanza el tope de Hasta, aunque la fecha siga vigente.
Cualquiera de las dos te deja sin poder facturar.
Compara Generadas contra Hasta y mira la Fecha resolución hasta. Cuando veas que te queda poco de cualquiera de las dos, tramita la siguiente resolución ante la DIAN.
El trámite toma días. Si esperas a que se acabe, te quedas sin facturar en plena operación.
Registrar o actualizar una resolución
En esta pantalla no hay botón de agregar: los tipos de documento ya están listados y lo que haces es llenarles los datos.
Presiona Editar en la fila del documento que te interesa. Se abre la ventana Editar.
| Campo | Qué hace |
|---|---|
| Número de resolución | El número que asignó la DIAN. Si la resolución ya tenía número guardado, queda bloqueado. |
| Fecha resolución | Cuándo se expidió. |
| Fecha resolución hasta | Hasta cuándo es válida. |
| Clave técnica | El código que entrega la DIAN para firmar los documentos. |
| Nombre | El tipo de documento. Bloqueado. |
| Prefijo | Las letras del consecutivo. Bloqueado. |
| Desde / Hasta | El rango de consecutivos autorizado. |
| Generadas | El último número usado. |
| Descripcion | Una nota tuya para identificarla. |
| ¿Dónde mostrar esta resolución? | En qué sedes se puede usar. |
| ¿Mostrar para usuarios? | Qué usuarios la ven al facturar. |
Al terminar, presiona Guardar. Cancelar cierra sin cambiar nada.
La clave técnica se copia y se pega. No la transcribas a mano: un solo carácter cambiado y todos los documentos de esa resolución salen rechazados.
Generadas es el contador del consecutivo. Si lo bajas, el sistema vuelve a emitir números ya usados y la DIAN los rechaza por repetidos. Déjalo quieto salvo que soporte te pida cambiarlo.
Limitar una resolución por sede o por usuario
Los dos últimos campos de la ventana sirven cuando tienes varias resoluciones del mismo documento y no quieres que se mezclen.
¿Dónde mostrar esta resolución?
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Mostrar en todos los establecimientos | Cualquier sede puede facturar con ella. |
| No mostrar en ningún establecimiento | La deja guardada pero fuera de circulación. |
| Seleccionar establecimientos | Aparece el campo Establecimientos para elegir en cuáles sí. |
¿Mostrar para usuarios?
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Mostrar para todos los usuarios | Cualquiera que facture la ve. |
| No mostrar | Nadie la ve al facturar. |
| Seleccionar usuarios | Aparece el campo Usuarios para elegir a quiénes sí. |
Es útil cuando una sede tiene su propia numeración: le asignas su resolución a esa sede y los cajeros ya no se equivocan de rango.
Estos dos campos también deciden a quién le avisa el Dashboard cuando una resolución está por vencerse o ya se venció. Cuando registres una resolución nueva, deja la vieja en No mostrar en ningún establecimiento: así el aviso de la vieja deja de salir.
Si dejas una resolución en No mostrar, el usuario verá el mensaje de que no hay resolución disponible aunque la resolución esté vigente. Revisa estos dos campos antes de culpar a la DIAN.
Las resoluciones del POS van aparte
La numeración del punto de venta no se configura aquí, sino en POS → Configuración.
Son resoluciones distintas, con su propio trámite ante la DIAN.