Manual de Contabilidad

Antes de operar en el módulo contable, asegúrate de tener configurados los catálogos base.

0.1 Plan Único de Cuentas (PUC)

Ruta: Contabilidad → Cuentas contables

• Si parten de cero: usar el botón "Importar Cuentas Contables" con el Excel del PUC completo.
• Validar que las cuentas auxiliares lleguen a nivel 5 o 6 (último nivel de movimiento).

0.2 Prefijos de comprobantes

Ruta: Contabilidad → Asientos contables → Nuevo Asiento → campo Prefijo → "[+ Nuevo]"

No hay submenú dedicado. Los prefijos se gestionan desde el modal de nuevo asiento. El sistema ya trae varios automáticos:

0.3 Cuentas bancarias y catálogos

Ruta: Configuración y más → Catálogos

Allí se configuran las cuentas bancarias, cuentas de caja y los bancos disponibles (Bancolombia, Davivienda, BBVA, etc.). Cada cuenta bancaria se vincula con su cuenta del PUC (1105xx caja, 1110xx bancos).

0.4 Parametrización contable

Ruta: Contabilidad → Cuentas contables → botón "Configurar Cuentas"

Abre el modal "Parametrización contable" con 5 tabs: Ventas, Clientes y Proveedores, Nómina, Patrimonio, Otras cuentas. Es crítico tenerlo completo antes del cierre anual.

Tab Ventas

Tab Patrimonio (crítico para Cierre Anual y Saldos Iniciales)

Los saldos iniciales se registran como un asiento contable con prefijo SI - Saldo Inicial. Hay dos métodos según el volumen.

Acceso al módulo

Ruta: Contabilidad → Asientos contables

Método A — Captura manual (pocas cuentas)

1. Click en "+ Nuevo Asiento".
2. Llenar la cabecera del modal: Fecha (típicamente 01-01 del año fiscal), Prefijo SI - Saldo Inicial, Descripción.
3. Por cada cuenta con saldo, click en "Agregar Línea".
4. En cada línea: Cuenta Contable, Tipo Tercero, Tercero (si aplica), Notas, Débito o Crédito.
5. Verificar que suma débitos = suma créditos.
6. Click en "Guardar".

Modal vacío de Nuevo Asiento

Ejemplo de asiento de Saldos Iniciales lleno

Reglas de naturaleza de saldo:

• Activos (1xxx) y gastos (5xxx-7xxx) con saldo positivo → DÉBITO
• Pasivos (2xxx), patrimonio (3xxx) e ingresos (4xxx) con saldo positivo → CRÉDITO

Método B — Carga masiva por Excel

1. En la pantalla de Asientos contables, click en "Importación masiva".
2. Click en "Descargar formato" para obtener la plantilla Excel.
3. Llenar el Excel con todas las cuentas y saldos.
4. Subir el archivo. El sistema crea un único asiento con todas las líneas.

Para provisiones, depreciaciones, amortizaciones, reclasificaciones y ajustes contables.

Pasos

1. Ir a Contabilidad → Asientos contables → + Nuevo Asiento.
2. Cabecera: Fecha (fin del periodo a ajustar), Prefijo AJ - Ajustes Contables, Descripción explicativa.
3. Activar checkboxes opcionales según necesidad: Agregar notas, Agregar base gravable.
4. Capturar las líneas (mínimo 2): un débito y un crédito.
5. Guardar.

Ejemplo: Provisión de cesantías mensual

Otros ejemplos típicos

Automatizado vía módulo dedicado. Cancela ingresos, gastos y costos contra Utilidad/Pérdida del Ejercicio.

Pre-requisito

Tener configuradas las cuentas en Parametrización contable → tab Patrimonio (ver 0.4):

• Utilidad del ejercicio (típicamente 360505)
• Pérdida del ejercicio (típicamente 361005)
• Ganancias acumuladas (típicamente 370505)

Pantalla principal

Ruta: Contabilidad → Cierres → Cierre anual

Pasos

1. En el campo "Vigencia", escribir el año a cerrar (ej. 2026).
2. Click en "Ejecutar".
3. Aparece un diálogo de confirmación.
4. Click en "Sí, ejecutar".

Qué hace internamente

1. Cancela todas las cuentas de ingresos (4xxx) llevándolas contra Utilidad/Pérdida.
2. Cancela todas las cuentas de costos y gastos (5xxx, 6xxx, 7xxx) contra Utilidad/Pérdida.
3. Calcula el resultado:
   • Ingresos > Egresos → Utilidad en cuenta 360505
   • Egresos > Ingresos → Pérdida en cuenta 361005
4. Crea un único asiento con prefijo CC - Cierre Contable en estado posted.

Cierres generados

Reversar un cierre

Click en "Eliminar" de la fila correspondiente. El sistema reversa el asiento de cierre.

Para registrar pagos a proveedores, recibos de clientes, transferencias y consignaciones cuando no se generan automáticamente desde otros módulos.

Pasos

1. Ir a Contabilidad → Asientos contables → + Nuevo Asiento.
2. Cabecera: Fecha del movimiento real, Prefijo (NC o uno específico tipo CE), Descripción.
3. Activar el checkbox "Agregar referencias de banco y método de pago" → habilita columnas extra.
4. Capturar líneas. En la línea que afecta caja/banco: seleccionar Banco/Caja y Método de Pago.
5. Guardar.

Ejemplo: Pago a proveedor por transferencia

Casos típicos

Cruzar los movimientos contables del libro con el extracto bancario real.

Pantalla principal

Ruta: Contabilidad → Gestión Bancaria → Conciliación bancaria

Crear una nueva conciliación

1. Click en "Crear conciliación bancaria".
2. Seleccionar Mes y Cuenta Bancaria.
3. El sistema carga automáticamente los movimientos contables del mes y calcula el Saldo Libro.
4. Ingresar manualmente el Saldo Extracto.
5. La Diferencia se calcula al instante.
6. Marcar las casillas de los movimientos que SÍ aparecen en el extracto.
7. Si hay partidas en el extracto que no están en el libro, agregarlas manualmente.
8. Cuando la Diferencia = 0, click en "Guardar".

Imprescindible después del cierre anual o de cualquier periodo fiscal cerrado. Impide modificaciones de asientos en fechas pasadas.

Pasos

Ruta: Contabilidad → Cierres → Bloqueo de periodo

1. En el campo "Fecha de bloqueo", seleccionar la fecha límite (ej. 2025-12-31).
2. Click en "Guardar".

Efecto del bloqueo

• Ningún usuario (ni admin) podrá crear/editar/eliminar asientos con fecha ≤ fecha de bloqueo.
• Para volver a modificar, hay que desbloquear primero (acción auditada).

Reporte de validación principal: muestra saldos por cuenta antes y después de los movimientos del periodo.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Balance de Prueba

Filtros disponibles

• Rango de fechas — periodo a consultar.
• Nivel contable — nivel de detalle (1 a 6).
• Código desde / hasta — rango de cuentas.
• Tipo de cuenta — activos, pasivos, patrimonio, etc.
• ☑ Ocultar sin movimientos — limpia el reporte de cuentas vacías.

Vista del reporte

Cuándo usarlo

Plantilla para importación masiva de asientos contables.

Descargar desde: Contabilidad → Asientos contables → Importación masiva → Descargar formato

Columnas del Excel

Reglas de validación

• Por cada asiento (mismo Prefijo + Número), suma de débitos = suma de créditos.
• El tercero se busca por documento; debe existir previamente en Contactos.
• Los códigos de cuenta deben existir en el PUC.
• Para periodos bloqueados, las fechas no pueden ser ≤ fecha de bloqueo.

Errores comunes

Flujo recomendado fin de año

1. Conciliar todas las cuentas bancarias del año (un mes a la vez).
2. Hacer todos los asientos de ajuste pendientes (provisiones, depreciaciones, etc.).
3. Generar Balance de Prueba al 31-Dic y validar saldos.
4. Ejecutar Cierre Anual (selecciona año → Ejecutar).
5. Validar que cuentas 4xxx-7xxx quedaron en cero.
6. Bloquear el periodo (Fecha: 31-Dic-año-cerrado).
7. En enero del año siguiente, crear asiento de reapertura (Prefijo SI).