Manual de Contabilidad

Antes de operar en el módulo contable, asegúrate de tener configurados los catálogos base.

0.1 Plan Único de Cuentas (PUC)

Ruta: Contabilidad → Cuentas contables

• Si parten de cero: usar el botón "Importar Cuentas Contables" con el Excel del PUC completo.
• Validar que las cuentas auxiliares lleguen a nivel 5 o 6 (último nivel de movimiento).

0.2 Prefijos de comprobantes

Ruta: Contabilidad → Asientos contables → Nuevo Asiento → campo Prefijo → "[+ Nuevo]"

No hay submenú dedicado. Los prefijos se gestionan desde el modal de nuevo asiento. El sistema ya trae varios automáticos:

0.3 Cuentas bancarias y catálogos

Ruta: Configuración y más → Catálogos

Allí se configuran las cuentas bancarias, cuentas de caja y los bancos disponibles (Bancolombia, Davivienda, BBVA, etc.). Cada cuenta bancaria se vincula con su cuenta del PUC (1105xx caja, 1110xx bancos).

0.4 Parametrización contable

Ruta: Contabilidad → Cuentas contables → botón "Configurar Cuentas"

Abre el modal "Parametrización contable" con 5 tabs: Ventas, Clientes y Proveedores, Nómina, Patrimonio, Otras cuentas. Es crítico tenerlo completo antes del cierre anual.

Tab Ventas

Tab Patrimonio (crítico para Cierre Anual y Saldos Iniciales)

Los saldos iniciales se registran como un asiento contable con prefijo SI - Saldo Inicial. Hay dos métodos según el volumen.

Acceso al módulo

Ruta: Contabilidad → Asientos contables

Método A — Captura manual (pocas cuentas)

1. Click en "+ Nuevo Asiento".
2. Llenar la cabecera del modal: Fecha (típicamente 01-01 del año fiscal), Prefijo SI - Saldo Inicial, Descripción.
3. Por cada cuenta con saldo, click en "Agregar Línea".
4. En cada línea: Cuenta Contable, Tipo Tercero, Tercero (si aplica), Notas, Débito o Crédito.
5. Verificar que suma débitos = suma créditos.
6. Click en "Guardar".

Modal vacío de Nuevo Asiento

Ejemplo de asiento de Saldos Iniciales lleno

Reglas de naturaleza de saldo:

• Activos (1xxx) y gastos (5xxx-7xxx) con saldo positivo → DÉBITO
• Pasivos (2xxx), patrimonio (3xxx) e ingresos (4xxx) con saldo positivo → CRÉDITO

Método B — Carga masiva por Excel

1. En la pantalla de Asientos contables, click en "Importación masiva".
2. Click en "Descargar formato" para obtener la plantilla Excel.
3. Llenar el Excel con todas las cuentas y saldos.
4. Subir el archivo. El sistema crea un único asiento con todas las líneas.

Para provisiones, depreciaciones, amortizaciones, reclasificaciones y ajustes contables.

Pasos

1. Ir a Contabilidad → Asientos contables → + Nuevo Asiento.
2. Cabecera: Fecha (fin del periodo a ajustar), Prefijo AJ - Ajustes Contables, Descripción explicativa.
3. Activar checkboxes opcionales según necesidad: Agregar notas, Agregar base gravable.
4. Capturar las líneas (mínimo 2): un débito y un crédito.
5. Guardar.

Ejemplo: Provisión de cesantías mensual

Otros ejemplos típicos

Automatizado vía módulo dedicado. Cancela ingresos, gastos y costos contra Utilidad/Pérdida del Ejercicio.

Pre-requisito

Tener configuradas las cuentas en Parametrización contable → tab Patrimonio (ver 0.4):

• Utilidad del ejercicio (típicamente 360505)
• Pérdida del ejercicio (típicamente 361005)
• Ganancias acumuladas (típicamente 370505)

Pantalla principal

Ruta: Contabilidad → Cierres → Cierre anual

Pasos

1. En el campo "Vigencia", escribir el año a cerrar (ej. 2026).
2. Click en "Ejecutar".
3. Aparece un diálogo de confirmación.
4. Click en "Sí, ejecutar".

Qué hace internamente

1. Cancela todas las cuentas de ingresos (4xxx) llevándolas contra Utilidad/Pérdida.
2. Cancela todas las cuentas de costos y gastos (5xxx, 6xxx, 7xxx) contra Utilidad/Pérdida.
3. Calcula el resultado:
   • Ingresos > Egresos → Utilidad en cuenta 360505
   • Egresos > Ingresos → Pérdida en cuenta 361005
4. Crea un único asiento con prefijo CC - Cierre Contable en estado posted.

Cierres generados

Reversar un cierre

Click en "Eliminar" de la fila correspondiente. El sistema reversa el asiento de cierre.

Consolida los saldos por tercero en las cuentas que configures, trasladándolos a un único tercero destino. Útil para limpiar cuentas con saldos viejos de terceros inactivos y consolidar antes del cierre anual.

Pre-requisitos

• El prefijo CT - Cierre de Terceros debe existir en el catálogo (viene precargado).
• El tercero destino debe existir previamente. Si no, crearlo desde Contactos → Clientes (o Proveedores/Empleados) con razón social genérica como "Clientes Varios SAS" y NIT ficticio válido (ej. 901999999-1).

Pantalla principal

Ruta: Contabilidad → Cierres → Cierre de terceros

Configurar las cuentas a procesar

Por cada cuenta donde quieras consolidar saldos por tercero, agrega una fila:

1. (Opcional) Selecciona un Impuesto para filtrar las cuentas asociadas (ej. "IVA 19%" muestra 240805, 135515, etc.). Si no aplica, déjalo vacío.
2. Selecciona la Cuenta contable a procesar.
3. Elige el Tipo de tercero destino: Cliente, Proveedor, Empleado, Vendedor u Otros.
4. Busca y selecciona el Tercero destino (debe coincidir con el tipo elegido).
5. Click en "Agregar cuenta".
6. Repite para todas las cuentas que quieras consolidar.

Ejemplos de configuración

Ejecutar el cierre

1. Verifica que el Año de cierre sea correcto.
2. Revisa que la tabla de configuraciones esté completa.
3. Click en "Ejecutar".

Qué hace internamente

1. Toma todos los asientos posted del año (1-enero a 31-diciembre), excluyendo asientos de cierre.
2. Agrupa por (cuenta, tercero) sumando débitos y créditos.
3. Por cada combinación con saldo neto distinto de cero, genera dos líneas:
   • Si neto débito: acredita al tercero origen + debita al tercero destino (mismo monto).
   • Si neto crédito: debita al tercero origen + acredita al tercero destino.
4. Crea un único asiento con prefijo CT, en estado posted, fecha 31-Dic del año, marcado como cierre.

Diferencia con Cierre Anual

Reversar un cierre

En la tabla "Historial", click en "Eliminar" en la fila correspondiente. El sistema reversa el asiento CT generado.

Imprescindible después del cierre anual o de cualquier periodo fiscal cerrado. Impide modificaciones de asientos en fechas pasadas.

Pasos

Ruta: Contabilidad → Cierres → Bloqueo de periodo

1. En el campo "Fecha de bloqueo", seleccionar la fecha límite (ej. 2025-12-31).
2. Click en "Guardar".

Efecto del bloqueo

• Ningún usuario (ni admin) podrá crear/editar/eliminar asientos con fecha ≤ fecha de bloqueo.
• Para volver a modificar, hay que desbloquear primero (acción auditada).

Para registrar pagos a proveedores, recibos de clientes, transferencias y consignaciones cuando no se generan automáticamente desde otros módulos.

Pasos

1. Ir a Contabilidad → Asientos contables → + Nuevo Asiento.
2. Cabecera: Fecha del movimiento real, Prefijo (NC o uno específico tipo CE), Descripción.
3. Activar el checkbox "Agregar referencias de banco y método de pago" → habilita columnas extra.
4. Capturar líneas. En la línea que afecta caja/banco: seleccionar Banco/Caja y Método de Pago.
5. Guardar.

Ejemplo: Pago a proveedor por transferencia

Casos típicos

Reporte de movimientos detallados por cuenta bancaria o caja en un periodo. Muestra saldo inicial, débitos, créditos y saldo final, y permite exportar a PDF o Excel para entregar al banco o al área financiera.

Ruta

Contabilidad → Gestión Bancaria → Libro de bancos

Filtros disponibles

1. Selecciona el Filtro de fecha:
   • Por mes — picker para elegir mes/año.
   • Entre fechas — picker de rango (fecha inicio y fecha fin).
2. Selecciona la Cuenta Bancaria / Caja a consultar. El selector tiene dos grupos:
   • Cajas: "Caja General" (110505) + cajas específicas configuradas.
   • Bancos: las cuentas bancarias del catálogo (1110xx).
3. Espera unos segundos a que se cargue la vista previa con los movimientos.

Selector de cuenta — agrupación Cajas y Bancos

El desplegable separa visualmente los dos tipos de cuenta para evitar confusión:

Vista previa

Una vez seleccionada la cuenta, se calcula:

Columnas de la tabla de movimientos

Exportar a PDF / Excel

1. Configura los filtros (fecha + cuenta).
2. Click en "Exportar PDF" (botón rojo) para descargar el reporte formateado con membrete.
3. Click en "Exportar Excel" (botón amarillo) para descargar el archivo .xlsx editable.

Casos típicos

Cruzar los movimientos contables del libro con el extracto bancario real.

Pantalla principal

Ruta: Contabilidad → Gestión Bancaria → Conciliación bancaria

Crear una nueva conciliación

1. Click en "Crear conciliación bancaria".
2. Seleccionar Mes y Cuenta Bancaria.
3. El sistema carga automáticamente los movimientos contables del mes y calcula el Saldo Libro.
4. Ingresar manualmente el Saldo Extracto.
5. La Diferencia se calcula al instante.
6. Marcar las casillas de los movimientos que SÍ aparecen en el extracto.
7. Si hay partidas en el extracto que no están en el libro, agregarlas manualmente.
8. Cuando la Diferencia = 0, click en "Guardar".

Reporte de validación principal: muestra saldos por cuenta antes y después de los movimientos del periodo.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Balance de Prueba

Filtros disponibles

• Rango de fechas — periodo a consultar.
• Nivel contable — nivel de detalle (1 a 6).
• Código desde / hasta — rango de cuentas.
• Tipo de cuenta — activos, pasivos, patrimonio, etc.
• ☑ Ocultar sin movimientos — limpia el reporte de cuentas vacías.

Vista del reporte

Cuándo usarlo

El "Balance General" o Estado de Situación Financiera muestra la fotografía contable de la empresa en un periodo: qué tiene (Activos), qué debe (Pasivos) y qué es propio de los socios (Patrimonio). Es uno de los reportes oficiales que exige la DIAN al cierre del ejercicio.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Situacion Financiera

Pre-requisitos

• Asientos del periodo en estado posted (los rejected se ignoran).
• Plan de cuentas con tipos correctamente asignados: Asset, Liability, Equity (esto se configura al crear cada cuenta en el PUC).
• Cuentas de utilidad/pérdida del ejercicio configuradas en Parametrización contable → Patrimonio (ver capítulo 0.4) — el reporte calcula el resultado neto automáticamente.

Cómo generarlo

1. Selecciona el rango de fechas (date picker — fecha inicio y fecha fin).
2. El reporte se carga automáticamente al cambiar las fechas.
3. Revisa los dos paneles (Activos / Pasivos + Patrimonio) y los totales abajo.
4. Click en PDF o Excel para descargar.

Estructura del reporte

El reporte está dividido en dos columnas:

Ecuación contable básica

Al final del reporte aparecen los dos totales lado a lado:

Resultado Neto del periodo (línea automática)

En el panel "Patrimonio", el sistema agrega automáticamente una línea llamada "Resultado Neto del periodo" con el saldo calculado del Estado de Resultados para ese mismo rango. Esto evita que tengas que ejecutar el cierre anual primero para ver el balance: el reporte simula el cierre y agrega la utilidad/pérdida estimada.

Qué excluye

• Asientos en estado rejected (rechazados).
• Asientos de cierre anual del año fiscal correspondiente (para no duplicar el efecto del cierre).
• Cuentas con saldo cero (no se listan para limpiar el reporte).

Casos típicos

El Estado de Resultados (también llamado P&G — Pérdidas y Ganancias) muestra el desempeño económico de la empresa en un periodo: cuánto vendió, cuánto le costó y cuánto gastó, para llegar a la utilidad o pérdida final.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Estado de resultado

Cómo generarlo

1. Selecciona el rango de fechas (fecha inicio y fecha fin). Por defecto trae el mes actual.
2. El reporte se recalcula automáticamente.
3. Click en PDF o Excel para descargar.

Estructura del reporte

Tres tablas apiladas:

Indicadores calculados

Casos típicos

Reporte que consolida los impuestos generados y retenidos en un periodo: IVA, ReteFuente, ReteICA, ReteIVA, etc. Sirve para preparar las declaraciones tributarias y validar lo que se debe pagar o descontar.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Impuestos

Filtros disponibles

1. Selecciona el rango de fechas del periodo a declarar.
2. Tipo de impuesto — selector múltiple: puedes elegir uno o varios (IVA, ReteFuente, ReteICA, etc.).
3. Tercero (opcional) — filtra el reporte a un cliente/proveedor específico.
4. Click en "Consultar" para cargar los resultados.
5. Click en PDF o Excel para descargar.

Casos típicos

Reporte de detalle que lista todos los movimientos contables de un rango de cuentas, opcionalmente filtrado por tercero. Es el reporte de auditoría más usado: permite "rastrear" qué pasó en una cuenta específica.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Movimiento auxiliar

Filtros disponibles

1. Rango de fechas del periodo a consultar.
2. Cuenta desde y Cuenta hasta — rango de códigos del PUC a incluir.
3. Tipo de tercero (Cliente, Proveedor, Empleado, Vendedor, Otros).
4. Tercero — selector con búsqueda remota (escribe para filtrar).
5. Click en "Buscar" para cargar los resultados.
6. Click en PDF o Excel para descargar.

Ejemplos de configuración

Reporte de saldos y movimientos agrupados por tercero. Muestra, para cada cliente / proveedor / empleado, las cuentas afectadas con sus débitos y créditos. Sirve para emitir estados de cuenta y auditar la relación con cada tercero.

Ruta

Contabilidad → Reportes → Terceros

Filtros disponibles

1. Rango de fechas del periodo.
2. Tipo — Cliente, Proveedor, Empleado o Vendedor.
3. Búsqueda — campo libre para filtrar por nombre o documento.
4. Tercero — selector con el tercero específico (se habilita tras elegir el tipo).
5. Descarga: PDF / Excel de un tercero, o exportar TODOS los terceros en un solo archivo.

Columnas de la tabla

Exportación masiva

Además de exportar el reporte de un tercero individual, hay botones para exportar TODOS los terceros de un tipo en un solo PDF o Excel — útil para auditoría o para archivar el cierre del año.

Casos típicos

El Libro Diario es el registro cronológico de todos los asientos contables. Muestra, día por día, cada comprobante con su detalle de cuentas, débitos y créditos. Es un libro oficial obligatorio.

Ruta

Contabilidad → Libros contables → Libro Diario

Filtros disponibles

1. Modo de fecha: "Por mes" (selección de un mes) o "Entre fechas" (rango).
2. Tipo de comprobante: filtra por prefijo (FV, FC, SI, AJ, CC, etc.).
3. Número desde / hasta: rango de números de asiento.
4. Click en "Buscar".
5. Click en PDF o Excel para descargar.

Estructura

Los movimientos se agrupan por asiento. Por cada línea del detalle se muestra: Cuenta, Nombre de la cuenta, Tercero, Débito y Crédito.

El Libro Mayor agrupa los movimientos por cuenta contable, mostrando para cada una su saldo inicial, débitos, créditos y saldo final. El campo "Nivel" controla qué tan detallada se ve la información.

Ruta

Contabilidad → Libros contables → Libro Mayor y Balance

Filtros disponibles

1. Rango de fechas del periodo.
2. Cuenta: opcional, para ver una cuenta específica.
3. Nivel: 1 a 6. Nivel 1 = clase (1 dígito), Nivel 2 = grupo (2 dígitos), Nivel 4 = subcuenta (6 dígitos), etc.
4. Tipo: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso, Gasto, Costo de Ventas, Costo de Producción, Cuentas de Orden.
5. Código desde / hasta: rango de cuentas del PUC.
6. Click en "Buscar", luego PDF o Excel.

Columnas por cuenta

Al final de cada cuenta se muestra el Saldo final.

Casos típicos

Genera los certificados tributarios que la empresa debe entregar: certificados de retención a proveedores (ReteFuente, ReteICA, ReteIVA) y el certificado de ingresos y retenciones de nómina (formato 220).

Ruta

Contabilidad → Certificados

Filtros disponibles

1. Año de la vigencia a certificar.
2. Tipo: Rete. Fuente, Rete. ICA, Rete. IVA, o Ingresos y Retenciones (Nómina).
3. Período: Anual o por bimestre.
4. Fuente: "Documentos (Compras / Doc. Soporte)" o "Asientos Contables" — de dónde toma los datos.
5. Proveedor o Trabajador según el tipo elegido.

Tipos de certificado

La información exógena (o "medios magnéticos") es el reporte anual que las empresas deben presentar a la DIAN con el detalle de sus operaciones: a quién le pagaron, cuánto, qué retenciones practicaron, etc. Este módulo genera los formatos exigidos (1001, 1005, 1008, etc.) listos para subir al portal de la DIAN.

Ruta

Contabilidad → DIAN Exógena — submenú con 4 opciones: Reporte, UVT, Mapeo de cuentas, Listado de conceptos.

18.1 Reporte

Genera los formatos de exógena. El flujo tiene dos vistas.

Vista 1 — Lista de formatos generados

1. Entra a DIAN Exógena → Reporte y elige un formato (ej. Formato 1001 - Pagos y retenciones).
2. Selecciona el Año fiscal.
3. Click en "Regenerar" para producir el reporte de ese año.
4. El reporte aparece en la tabla "Reportes generados" con su fecha. Click en "Ver detalles" para abrirlo.

Vista 2 — Detalle del formato

Muestra los registros del formato: Tipo Doc, Documento, Nombre/Razón Social, Concepto, Pago Deducible, Pago No Deducible, Rete Fuente, Rete IVA, etc. Desde aquí se descarga el archivo para la DIAN.

1. Revisa el Concepto de envío (ej. "1 - Envío de información").
2. Valida los registros de la tabla.
3. Click en "Descargar XML" para obtener el archivo que se sube al portal de la DIAN, o "Descargar Excel" para revisión interna.

18.2 UVT

Catálogo del valor de la UVT (Unidad de Valor Tributario) por año fiscal. La exógena usa la UVT para los topes de cada formato, por eso debe estar actualizada cada año.

• Cada fila: Vigencia (año), Valor UVT y Resolución (opcional, la resolución DIAN que fijó el valor).
• Botón "Agregar" para registrar una nueva vigencia; Editar / Eliminar por fila.

18.3 Mapeo de cuentas

Asocia las cuentas del PUC con los conceptos de exógena. Sin este mapeo, el reporte no sabe en qué concepto clasificar cada movimiento.

• Por cada cuenta contable se asigna el concepto de exógena correspondiente.
• Se filtra por Tipo de formato (1001, 1005, etc.).
• Botón para agregar mapeos cuenta → concepto.

18.4 Listado de conceptos

Catálogo de los conceptos de exógena por formato (código + descripción). El sistema trae los conceptos oficiales precargados; aquí puedes consultarlos, agregar o editar.

• Se selecciona el formato para ver sus conceptos.
• Cada concepto: código (ej. 5070) y nombre (descripción).

Flujo recomendado para presentar exógena

1. Verifica que la UVT del año esté registrada (18.2).
2. Revisa el Mapeo de cuentas — cada cuenta relevante debe tener su concepto (18.3).
3. Ve a Reporte, elige el formato y el año, y click en "Regenerar" (18.1).
4. Abre "Ver detalles" y valida los registros.
5. Descarga el XML y súbelo al portal de la DIAN (Muisca).

Plantilla para importación masiva de asientos contables.

Descargar desde: Contabilidad → Asientos contables → Importación masiva → Descargar formato

Columnas del Excel

Reglas de validación

• Por cada asiento (mismo Prefijo + Número), suma de débitos = suma de créditos.
• El tercero se busca por documento; debe existir previamente en Contactos.
• Los códigos de cuenta deben existir en el PUC.
• Para periodos bloqueados, las fechas no pueden ser ≤ fecha de bloqueo.

Errores comunes

Flujo recomendado fin de año

1. Conciliar todas las cuentas bancarias del año (un mes a la vez).
2. Hacer todos los asientos de ajuste pendientes (provisiones, depreciaciones, etc.).
3. Generar Balance de Prueba al 31-Dic y validar saldos.
4. Ejecutar Cierre Anual (selecciona año → Ejecutar).
5. Validar que cuentas 4xxx-7xxx quedaron en cero.
6. Bloquear el periodo (Fecha: 31-Dic-año-cerrado).
7. En enero del año siguiente, crear asiento de reapertura (Prefijo SI).